ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du responsable administratif, votre mission principale réside dans l'assistance de la directrice du Cycle de l'Eau et du directeur adjoint au quotidien et dans le suivi des dossiers du responsable administratif.

Missions / conditions d'exercice

Réalisation de tâches administratives :
- Assurer le secrétariat et l'agenda de la directrice et du directeur adjoint et gérer leurs agendas
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus et documents divers
- Participer aux réunions hebdomadaires de direction
- Organiser des réunions, et ou manifestations (invitations, logistiques…)
- Elaborer des plannings (astreintes, calendrier des instances…)
- Gérer le courrier de la direction via l’outil de dématérialisation 6TZEN
- Assurer le contrôle des courriers sortants de la direction : forme, syntaxe, orthographe…
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations auprès de l'équipe, en lien avec la Direction Générale et la Direction
Générale Adjointe.
- Assurer le suivi administratif des projets transversaux (loi Oudin…)
- Gérer les contacts du secrétariat de direction
- Organiser, préparer, saisir et suivre les dossiers des différentes commissions et assemblées de la DCE (CU / EBC).
- Accompagner la coordination des services de la DCE avec des outils de suivi
- Participer au classement et à l'archivage des dossiers.
- Gestion du stock des tickets de parking, tram…

Gestion et suivi des activités administratives de la DCE en lien avec le chef du service administratif :
- Gérer des actes des différentes assemblées liées à la direction (CU/EBC)
- Pour EBC : assurer l’organisation matérielle et administrative des instances syndicales (Commission, bureau, comité
syndical) : Avant les instances : préparation des instances, convocations, ordre du jour, mise en forme des délibérations... Après les instances : suivi des PV, affichage, transmission au contrôle de légalité
- Appui à la direction sur des dossiers RH spécifiques (réorganisation, suivi dossier agent…)
- Coordination de l'ensemble des données liées aux ressources humaines (évaluation, recrutements
- Mise en place et suivi des outils de communication de la direction (CU / EBC)
- Assurer la mission de référente auprès des assistantes de la direction

Missions complémentaires :
-Assurer le remplacement du chef de service administratif dès que besoin

Profils recherchés

Connaissances/Savoirs :
- Bonne connaissance de l'organisation de la collectivité
- Techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction, organisation et gestion des plannings; constitution de dossiers)

Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques et outils de communication
- Qualités rédactionnelles
- Maitriser les outils bureautiques : Word, Excel, logiciel graphique, Publisher, Internet, Outlook
- Maitriser les applications métiers
- Savoir partager ses connaissances
- Respecter la dynamique de projet
- Respecter et appliquer les consignes et un calendrier
- Savoir rendre compte

Savoir-être :
- Être disponible et avoir le sens du service public
- Être discret
- Être autonome
- Être rigoureux, méthodique, organisé, volontaire, réactif
- Avoir un bon relationnel et l'esprit d'équipe