CHARGE DE L’ADMINISTRATION DE L’ACTION CULTURELLE ET DU SUIVI DES FORMATIONS (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La communauté urbaine Caen la mer s'est dotée, en 2025, d'un schéma de coopération en faveur de la lecture publique pour la période 2026-2028 (BiblioCoop 2028). Elle affirme ainsi cette politique comme un enjeu majeur à l'échelle de ses 48
communes membres, vecteur de service pour les habitants, de rayonnement et d’attractivité pour le territoire.
Le réseau des bibliothèques (43 structures communales et intercommunales, dont 10 sites gérés par la communauté urbaine) va jouer un rôle essentiel dans la mise en oeuvre de cette ambition et, pour cela, il évolue vers une nouvelle organisation interne structurée autour de 5 pôles (3 territoriaux et 2 transversaux) qui permet de renforcer la dynamique de transversalité entre les équipes et entre les projets.
Au sein des bibliothèques communautaires, dans le pôle Ressources communes, vous intégrerez une équipe de 12
personnes qui a en charge l'administration des différents pôles sur les volets RH, finances, juridiques et évaluatifs.

Sous l’autorité de l’adjoint au chef du service des ressources communes, vous jouez un rôle clé dans l’administration de
l’action culturelle et le suivi des formations. Vous assurez l’organisation et le pilotage du volet administratif lié à la
programmation et aux accueils sur l’ensemble des bibliothèques communautaires et du réseau territorial. Vous garantissez également le suivi administratif du plan de formation en collaboration étroite avec le bibliothécaire référent « évaluation et accompagnement méthodologique ». Enfin, vous contribuez activement à la gestion courante des activités de la direction Lecture publique.
Votre action s’inscrit dans le cadre du Code de déontologie de l’ABF (2020), de la loi Robert (2021) et des orientations de
Caen la mer en faveur d’une lecture publique en réseau (BiblioCoop2028 notamment).

Missions / conditions d'exercice

ACTION CULTURELLE
Support administratif de l’action culturelle et de la médiation
-Assurer l’établissement et le suivi des contrats des prestataires et intervenants : circuit de validation, contrôle du service fait, paiement des factures, déclarations et versements des cotisations aux caisses spécifiques (auteurs,
intermittents…) pour l’ensemble des bibliothèques communautaires et du réseau.
-Gérer les dossiers spécifiques en lien avec les services Assurance, ERP et Pôle évènementiel.
-Assurer le suivi des déclarations préalables et versements aux sociétés civiles : SACEM, SPRE, SACD.

Suivi logistique lié à l’accueil des intervenants et prestataires
-Organiser l’accueil des intervenants : transports, hébergements, repas.
-Coordonner les vernissages et réceptions, notamment en lien avec la sollicitation et la présence des élus.
-Gérer les demandes de transport d’expositions ou de matériel avec les services de la Communauté urbaine de Caen la mer ou avec des prestataires.

Locations et mises à disposition
-Assurer le suivi des relations avec les partenaires accueillis à la bibliothèque Alexis-de-Tocqueville : analyse de la
faisabilité (calendrier, technique), réponses, coordination et accueil.
-Participer, avec les autres pôles, à la mise en place d’outils de partage des ressources (salles, matériel de médiation,
matériel technique…).

Gestion financière liée à l’action culturelle
-Suivre l’exécution budgétaire.
-Alimenter et actualiser les tableaux de bord financiers, analyser les tendances et anticiper les alertes éventuelles.

SUIVI ADMINISTRATIF DU PLAN DE FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT DES AGENTS
-Développer, en lien avec le chargé d’accompagnement méthodologique, des outils de suivi pour les nouveaux
arrivants et les prises de poste, afin de faciliter leur intégration : socles communs, compétences spécifiques…
-Accompagner les agents dans leurs projets d’évolution professionnelle ou de reconversion.
-Assurer le volet administratif du plan de formation : gestion des demandes dans les progiciels métiers, inscriptions
(calendriers, procédures, complétude), suivi des dossiers agents, y compris formations statutaires obligatoires,
CACES, etc.

Vous travaillerez dans ce cadre en lien étroit avec les services de la DRH.
ASSISTANCE DE DIRECTION – DIRECTION LECTURE PUBLIQUE ET 5 PÔLES
-Assurer la gestion et la planification annuelle des instances internes de coordination des bibliothèques communautaires ; gérer l’agenda du directeur Lecture publique et ponctuellement des directeurs/responsables de pôles territoriaux ou transversaux selon leurs besoins (en lien avec le secrétaire de direction du pôle Centre) ; contribuer à l’organisation des réunions.
-Participer au suivi des dossiers de la direction Lecture publique : filtrage, alerte, relecture, mise en forme des notes et
courriers, suivi de leur traitement.
-Assurer le suivi et la correction des fiches « saisine cabinet » : signature, transmission, relances, en coordination avec
les demandeurs internes et externes.

Profils recherchés

Connaissances / Savoirs
Vous disposez d’une bonne connaissance du domaine culturel et maîtrisez les principaux aspects réglementaires liés au droit
d’auteur et au spectacle vivant. Vous faites preuve d’aisance à l’oral comme à l’écrit, et connaissez les techniques
essentielles du secrétariat.

Savoir-faire
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) et êtes capable de rédiger des documents de qualité et d’en assurer une mise en page soignée. Vous utilisez efficacement les techniques de communication orale, notamment l’expression claire, la reformulation et la gestion du stress. Vous appliquez avec rigueur les règles d’orthographe, de syntaxe, de grammaire et de mise en forme. Vous savez organiser et planifier votre activité en tenant compte des urgences et des priorités.

Savoir-être
Vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec différents types de publics. Vous faites preuve d’écoute,
d’ouverture d’esprit et de bonnes qualités de communication. Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre discrétion
constituent des atouts reconnus. Vous êtes autonome dans votre travail et savez prendre les initiatives nécessaires.