ASSISTANT DE DIRECTION - CORRESPONDANT RESSOURCES HUMAINES (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Administrative et Financière (DAF), et sous la responsabilité fonctionnelle du
directeur de l’établissement, vous assurez l’ensemble des missions liées au secrétariat de direction de l’établissement.
En lien avec la DAF, vous assurez le rôle de correspondant ressources humaines et formation.

Missions / conditions d'exercice

- En qualité d’assistant de direction, vous assurez l’accueil physique et téléphonique, la réception et le suivi de l’ensemble des correspondances de l’établissement (incluant les circuits de validation et de signature des courriers sensibles, conventions, délibérations etc…).
- Vous analysez, réorientez et vous assurez du respect des délais de traitement de chacune des demandes en fonction de leur nature, de leur importance et de leur urgence.
- Vous organisez et suivez l’agenda du directeur de l’établissement et des membres de l’équipe de direction.
- A l’aise en informatique, vous êtes en capacité de mettre en forme tous types de documents (courriers, mails, notes,
conventions et délibérations, etc…) et de créer des outils des suivi (tableaux de bord, etc.) et d’en assurer l’administration.
- Vous êtes la porte d’entrée pour les autres directions de la collectivité, notamment les assistants de direction de la Direction de la Culture et de la DGA Services à la population.
- En tant que correspondant Ressources Humaines et Formation de l’établissement, vous êtes en lien direct avec la
Direction des Ressources Humaines de Caen la mer concernant le suivi des recrutements, la transmission des documents administratifs, la campagne d’évaluation professionnelle, la médecine du travail, et toutes les demandes d’accompagnement des agents.
- Vous préparez la mise en œuvre du plan de formation de l’établissement (collecte des demandes, suivi et transmission des acceptations et refus auprès des agents, etc.) en lien direct avec le pôle formation de la collectivité. Vous suivez les départs et retours des agents en formation.
- Vous assurez une veille sur les formations obligatoires et anticipez les renouvellements ou recyclages.
- Vous êtes l’interlocuteur privilégié des agents du service (130 agents) sur les questions RH que vous accueillez dans votre
bureau tout au long de la semaine, en lien avec la Directrice administrative et financière.
- Vous êtes le référent du logiciel de gestion des absences – INCOVAR.
- Lors de l’arrivée de nouveaux agents, vous êtes en charge de la mise en place de leur prise de poste (demande de création
de session informatique, livret d’accueil, parcours de bienvenue…).

Profils recherchés

- Titulaire d’un garde du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (ou lauréat du concours inscrit sur liste d’aptitude), vous disposez d’une maîtrise générale de l’outil informatique (environnement web, pack office) intégrant les tableurs (création et suivi de tableaux de bord), la gestion des plannings et agendas partagés, le publipostage, etc.
- A l’aise en bureautique, vous maîtrisez les logiciels métiers suivants : 6TZEN, AIRDELIB, NEEVA, FOEDERIS.
- Vous connaissez l’environnement spécifique de l’enseignement artistique et du spectacle vivant. Une appétence pour le milieu culturel est attendue.
- Vous connaissez le règlement de formation de la collectivité.
- Rigoureux et réactif, vous êtes en capacité d’anticiper les besoins et de gérer les priorités en autonomie.
- Votre aisance relationnelle et votre diplomatie sont reconnues. Vous appréciez le travail en équipe.
- Vous avez le sens de l’accueil et du service public.