AGENT D'ACCUEIL (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

En qualité d’agent d’accueil au sein du Conservatoire & Orchestre de Caen, vous êtes posté physiquement aux différents points d’accueil de l’établissement et représentez son image ainsi que celle de la collectivité.

Sous l’autorité hiérarchique du responsable de pôle accueil-billetterie, vous accueillez, orientez et informez le public, tout en veillant à la sécurité des personnes et des locaux. En lien avec le responsable technique du bâtiment, vous êtes l’un des
premiers acteurs de l’évacuation de l’établissement en cas d’incendie.

Sous l’autorité fonctionnelle du régisseur comptable, vous êtes mandataire pour la régie de recettes de la billetterie de la
Saison du Conservatoire & Orchestre de Caen.
2 postes sont à pourvoir.

Missions / conditions d'exercice

Accueil :
- Accueillir, orienter et informer les publics (salles, horaires de cours, inscriptions, concerts, manifestations pédagogiques).
- Mettre à jour les informations destinées au public (affichage dynamique et papier) et gérer l’approvisionnement en
supports de communication (plaquettes, flyers).
- Accompagner les usagers dans l’utilisation des matériels d’accessibilité (fauteuils roulants, plateformes élévatrices,
ascenseur…).
- Tenir le standard téléphonique, prendre et transmettre les messages, réceptionner et répondre aux mails.
- Suivre le planning des réservations.
- Accueillir les rendez-vous administratifs et externes, tenir les registres de visites, contrôler les allers venues et gérer les clés via un logiciel métier.
- Réceptionner les livraisons et prévenir les personnes concernées.
- Veiller à la bonne tenue des espaces d’accueil.
- Garantir l’application du règlement intérieur.

Accueil-billetterie :
- Proposer et vendre les billets et formules de la Saison, en appliquant les délibérations tarifaires.
- Réaliser les encaissements selon les moyens de paiement et effectuer les contrôles de caisse.
- Assurer la vente des billets lors des concerts hors les murs.
- Vérifier le bon fonctionnement du matériel billetterie avant chaque manifestation.

Sécurité :
- Gérer les alarmes incendie et intrusion et veiller à la sécurité des biens et des personnes.
- Contrôler visuellement les entrées via les écrans de surveillance.
- Alerter en cas d’incendie et assurer les missions de guide file / serre file.
- Ouvrir, fermer, évacuer et inspecter les locaux (parfois seul).
-Gérer les flux de public et de personnel aux horaires de fermeture.

Missions administratives :
- Sortir des états statistiques à partir du logiciel de billetterie et contribuer au suivi statistique.
- Réaliser des mailings, mises sous pli et photocopies.
- Saisir les emplois du temps des enseignants en lien avec la scolarité.
- Mettre à jour les bases de données.
- Récupérer les documents auprès du service imprimerie.
- Participer à la programmation du logiciel de billetterie.

Missions spécifiques pendant la période hors scolaire :
- Renforcer les équipes administratives de l’établissement (saisie, archivage, catalogage, accueil inscriptions…).
- Renforcer l’équipe communication (gestion et diffusion de programmes, affiches, mise sous pli, tractage…).
- Participer à des groupes de travail pour améliorer le fonctionnement des accueils (évolution des procédures.

Profils recherchés

Connaissances / savoirs :
- Intérêt marqué pour le domaine culturel.
- Sensibilisation à la réglementation des ERP, notamment au rôle de serre file.
- Connaissance des procédures liées au plan Vigipirate.
- Connaissance des règles de sécurité : plans d’évacuation, issues de secours.
- Connaissance de l’organisation et de l’organigramme de la collectivité.
- Maitrise de la suite de logiciels Office / Microsoft 365 (Teams, Excel, Word, Outlook) et l’environnement Windows.
- Bon niveau d’anglais (B1) apprécié.

Savoir-faire :
- Maîtrise de l’expression orale et de l’écoute active : capacité à gérer les situations conflictuelles et à faire respecter les
règlements avec tact, efficacité et sang froid.
- Maîtrise de l’expression écrite, des techniques d’accueil et de surveillance.
- Capacité à adapter son discours et son intervention à la diversité des publics.
- Réactivité et calme face aux situations d’agressivité ou d’urgence.
- Capacité d’analyse des situations de terrain et force de proposition pour l’amélioration des procédures.

Savoir-être :
- Goût pour le contact avec les publics et très bon sens relationnel.
- Aptitude à gérer les conflits, réguler les tensions et faire preuve de diplomatie.
- Sens du travail en équipe.
- Autonomie, polyvalence, initiative, rigueur et disponibilité