Assistant administratif et financier Pôle Action Sociale

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Vies et Accompagnements (DVA), le service Prévention et Qualité de Vie au Travail est composé de 3 pôles (Action Sociale – Prévention et Conditions de Travail – Gestion Santé au Travail) dont les missions principales sont :

Le pilotage et la mise en œuvre de la politique d'action sociale de la collectivité ;
Le pilotage et la mise en œuvre de la politique de prévention et d’amélioration des conditions et de la qualité de vie au travail des agents en matière de santé et sécurité ;
Le pilotage et la mise en œuvre de la Démarche Région en Santé ;
Le pilotage et la mise en œuvre du suivi médical des agents (médecine du travail) - la participation à la mise en œuvre de la politique de maintien et retour dans l’emploi des agents – la gestion administrative de la Santé au travail (notamment maladies professionnelles / accidents de travail / Allocation Temporaire d'Invalidité (ATI) / Aides individuelles).

Missions / conditions d'exercice

Assurer la mise en œuvre opérationnelle des dispositifs d’action sociale en garantissant le recueil, le contrôle, le traitement et le suivi des demandes, la promotion et l’information auprès des agents, ainsi que la fiabilité des données administratives transmises, dans le respect des procédures internes, des règles de gestion et du cadre réglementaire applicable.

Pour l'ensemble des dispositifs de l'action sociale en lien avec l'organisation du pôle

Recueil et traitement des informations nécessaires à l'octroi des aides ;
Vérification de la validité des dossiers reçus ;
Traitement des dossiers et saisie d'informations en lien avec le calendrier de paie de la Direction Parcours Agent ;
Vérification des tableaux d'injection de paye ;
Accueil physique et téléphonique des agents, partenaires internes, prestataires, … ;
Conseil, écoute, renseignement sur les procédures et dispositifs existants ;
Rédaction de courriers ou de documents d'information relatifs à l'activité du pôle ;
Participation à l'animation du réseau des référents action sociale ;
Recherche d'informations, notamment réglementaires et mise à jour des procédures.

Organisation administrative

Planification et suivi : assure l'organisation logistique des réunions et des missions ;
Recueille et agrège les données pour alimenter les indicateurs et le tableau de suivi d'activité et en assure le reporting ;
Gestion des mails/dossiers, classement et archivage des documents. ;
Gestion du pré-mandatement et du suivi budgétaire de l'ensemble des factures du pôle ;
Gestion et actualisation de bases d'information ;
Assure un premier niveau de secrétariat : traitement du courrier, publipostage,... ;
Participation à la prise en charge des appels téléphoniques (numéro unique action sociale) et assurer la gestion de la boite mails générique (action sociale) => Conseil, écoute, renseignements auprès des agents de la collectivité sur les prestations dont ils peuvent bénéficier (numéro unique 22.22 / boite action sociale) ;

Région en Santé

Participation à des actions en lien avec la démarche Région en Santé.

Profils recherchés

Connaissances attendues

Maîtrise de l'ensemble des dispositifs action sociale ;
Connaissance des règles de gestion budgétaire et comptable ;
Maîtrise des circuits administratifs de la collectivité ;
Maîtrise des outils de suivi (notamment Excel).

Compétences attendues

Qualités relationnelles et rédactionnelles ;
Capacité organisationnelle et de planification ;
Connaissance budgétaire.

Savoir faire relationnel

Capacité d'écoute et d'adaptation ;
Capacité à travailler en équipe et en transversalité ;
Discrétion et rigueur ;
Savoir faire relationnel.

Logiciels utilisés

Office 365 ; gestion du courrier (Elise) ; logiciel RH CIRIL ; Extranet du Prestataire (CNAS) ; Portail Prévoyance.