Assistant Régional Institutionnel et Prévention H/F

Notre service Institutionnel et Prévention est à la recherche de son/sa futur(e) collaborateur(rice), Assistant Régional Institutionnel et Prévention H/F

Tu occuperas des missions d’assistanat et de secrétariat multiples !

Pour cela développons tes futures missions :

Assurer l’assistance aux équipes Institutionnelles

A la demande des responsables institutionnel et Prévention Grand Public, tu viendras en appui des Chargés de Missions institutionnelles, en collaboration avec l’assistante du secrétariat général :

• Prendre en charge le processus de formation à destination des élus (saisie, impression, mise à jour des bagages de formations), gérer l’administration (émargements, convocations…) et contribuer à leur mise en œuvre - suivi

• Contribuer au maintien et à la mise en œuvre du plan d’urgence climatique sous la responsabilité des responsables Institutionnels et Prévention Grand Public,

• Assister les responsables Institutionnel et Prévention Grand Public dans la préparation des supports et aspects logistiques, sur l’élaboration et le suivi des budgets et dans la mise à jour des tableaux de suivi d’activité (réservation de salles, matériels, restaurant, hébergement …) et la rédaction et publication des comptes rendus des réunions d’équipes,

• Archivage et intégration des documents statutaires (PV, statuts) des caisses locales dans l’outil « Référentiel des Elus »,

• Contribuer à la publication d’éléments dans la partie « actualités » dans l’outil « Référentiel des Elus » (PDF Magazine des élus, temps forts commerciaux)

• Participer à la préparation ou la réalisation des divers documents destinés aux élus, et contribuer à l’organisation des réunions d’élus

Assurer l’assistance à la Prévention Grand Public

• Assister les chargés de prévention dans la gestion des opérations extincteurs (factures, reporting, suivi des paiements)

• Gérer le suivi statistique des actions de prévention (dates, lieux, nature des actions, participations, etc.) dans la cadre du RSE ou de la déclaration auprès de GMA dans le cadre de la convention État/assureurs.

Tu devras aussi assister le secrétariat Général dans les projets, gérer les prestataires et assurer les tâches relatives aux associations Madagascar. Pour cela, tu seras amené(e) à prendre en charge les commandes et suivre leur validation.

Tu es diplômé(e) d’un Bac +2 ou tu fais preuve d’une expérience sur un poste administratif, tu es reconnu(e) pour ta rigueur, ta qualité d’échange et ton organisation

Poste à pourvoir en détachement dans le cadre d’un remplacement.