CHARGÉ DE DÉMATÉRIALISATION ET DE LA SECURITÉ DE L'HCU

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du chef de service et en pleine collaboration, vous êtes en charge de deux missions principales nécessitant une expertise technique et administrative contribuant d’une part à la modernisation de l’activité de gestion dématérialisée des correspondances, d’autre part au suivi de la mission sécurité (incendie et sûreté) de l’Hôtel de la communauté urbaine.

Missions / conditions d'exercice

Courrier réservé et courrier de gestion :
- Tri, enregistrement et numérisation du courrier réservé et du courrier de gestion en appui des agents de numérisation
- Veille et conseil sur le tri des correspondances à numériser auprès des agents du courrier et des directions
- Mettre en œuvre la numérisation progressive des correspondances et proposer des mesures correctives,
- Echanges régulier avec le chef de service
- Echanges réguliers avec le coordinateur technique du courrier
- Contacts réguliers avec le Cabinet du Maire - Président,
- Veille active à l'actualité des projets de la collectivité et de ses établissements.

Courrier :
- Proposer à partir des centres de coûts un plan de réduction des dépenses d'affranchissement via la numérisation,
- Apporter un conseil aux directions en matière d'affranchissement, de numérisation, de présentation des correspondances,
- Veiller à la bonne application de la charte rédactionnelle, rôle d'expert auprès des directions,
- Rédiger des fiches techniques et des procédures relatives aux missions
- Préparer un guide du pôle courrier et des correspondances (procédures, conseils) et veiller à sa mise à jour régulière,
- Remplacer en cas d'absence ou d'empêchement un agent de numérisation

GRU :
- Participer aux réunions de mise en place du logiciel de gestion des correspondances,
- Administrateur fonctionnel de l’application multicanale
- En lien avec le référent de la dématérialisation, suivi et gestion des demandes d’évolutions ou d’anomalies de l’application (boite mail dédiée, plateforme prestataire)
- Animer des formations et conseiller les directions
- Mise à jour ou rédaction de supports de formation
- Mise en œuvre de formations spécifiques
- Suivre les évolutions du logiciel et prévoir l’actualisation des données internes,
- Suivre l'activité (tableaux de bord, statistiques).

Mission logistique et sécurité (incendie et sûreté) de l’Hôtel de la communauté urbaine :
- suivi des plannings d’intervention
- organisation, veille et contrôle de la prestation externe de sécurité incendie (évaluation des besoins, commandes, état de présence, qualité du service rendu)
-participation aux réunions du service Sécurité incendie de la direction des Bâtiments (réunions régulières d’échanges, relatives aux procédures de levée de doute, évacuation incendie, guide files/ serre files …)
- Suivi de l’activité logistique à l’HCU
- Suivre l’activité (statistiques, tableaux de bord, évaluation de la mission)
- Mise à jour du guide de fonctionnement de l’hôtel de communauté Urbaine
- Appui dans le suivi du contrat de maintenance hémicycle – salles du bureau communautaire

Divers :
- Participer aux réunions plénières de la Direction et aux réunions de service
- Informer de manière systématique le chef de service ou son assistante des incidents et dysfonctionnements rencontrés

Profils recherchés

Connaissances/Savoir :
- Connaissances des outils bureautiques de base (Word, Excel, Outlook…), des techniques de numérisation. La maîtrise d'un outil de gestion des correspondances serait un plus,
- Connaissance de l'environnement territorial et des missions de service public,
- Connaissance des compétences municipales et communautaires, de l'actualité locale, du territoire et des projets en cours,
- Intérêt pour l’environnement sécurité, prévention des risques

Savoir-faire :
- Participer aux évolutions d'organisations (Communauté Urbaine),
- Expliquer les consignes,
- Enregistrer et numériser des documents,
- Animer une formation,
- Suivi de la relation usager (en interne)
- Gérer des plannings
- Conduite de projet et animation de réunion

Savoir-être :
- Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles,
- Savoir travailler en transversalité
- Savoir prendre des initiatives,
- Etre organisé, réactif et ordonné,
- Très grande discrétion, respect de la confidentialité,
- Savoir s'adapter rapidement et faire preuve de polyvalence.