Assistant de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Descriptif de l'emploi

Lieu de travail : Communauté de communes Val ès dunes, 1 rue Guéritot 14370 Argences
Service d’affectation : Pôle administratif
Rattachement hiérarchique : Sous l’autorité de la Responsable du pôle administratif
Temps de travail : 35 heures

Située sur l'axe Caen-Lisieux, la Communauté de communes Val ès dunes rassemble 19 communes et plus de 20 000 habitants. Acteur majeur du développement local, elle œuvre chaque jour pour améliorer le cadre de vie, renforcer les services à la population et accompagner les projets du territoire dans un esprit de proximité, de solidarité et d'innovation.

Dans le cadre du renforcement de ses services, la Communauté de communes recrute un(e) Assistant(e) de gestion administrative et d'accueil.

Véritable interface entre la collectivité et les usagers, vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public, renseignez et orientez les différents interlocuteurs, tout en participant au bon fonctionnement administratif de la structure. Par votre sens du service, votre rigueur et vos qualités relationnelles, vous contribuez à l'image de la collectivité et à la qualité du service rendu aux habitants.

Intégré(e) au siège communautaire, vous assurez également le suivi de dossiers administratifs, la gestion d'informations et l'appui aux services dans leurs missions quotidiennes.

Vous rejoindrez une équipe engagée au service d'un territoire en développement, où la proximité, la polyvalence et l'esprit d'équipe constituent des valeurs essentielles.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Accueil (+ de 50% du poste) :
– Accueil physique et téléphonique du public/gestion du standard
– Conseil et orientation du public vers l’interlocuteur ou le service compétent

Gestion administrative :
– Mise en forme des délibérations et gestion de la procédure pour les rendre exécutoires et tenue des registres
– Gestion de l’information, classement et archivage de documents
– Gestion et actualisation des bases d’informations (listing des élus, coordonnées de services…)
– Gestion du courrier (départ/arrivée)
– Recensement, passation et suivi des commandes de fournitures administratives et de petit entretien
Assainissement :
– Participe au recensement pour l’émission des titres liés à la PFAC avec le/la responsable réseaux et infrastructures
– Gestion des demandes liées au SPANC en lien avec le délégataire et le/la responsable réseaux et infrastructures

Complexe aquatique :
– Participation à l’organisation et au suivi des créneaux scolaires du complexe aquatique pour l’organisation du transport des écoles

Organisation des réunions :
– Gestion des convocations aux assemblées et commissions
– Gestion de l’organisation technique et logistique des réunions

Transport scolaire :
– Suivi des transports scolaires avec la région

ACTIVITÉS OCCASIONNELLES
SPANC :
– Constitution des dossiers de demande d’aides pour la réhabilitation des installations d’ANC auprès de l’Agence de l’Eau en suppléance du/de la responsable réseaux et infrastructures lors de permanences dédiées

Gestion administrative :
– Participation aux déclarations et suivi de sinistres auprès des assurances en suppléance du supérieur hiérarchique

La liste des tâches n’est pas exhaustive

Profils recherchés

Compétences techniques :
- Connaître et savoir appliquer les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté…)
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et progiciels spécifiques
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
- Connaître les règles des procédures de marché public
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’expression écrite et orale
- Adapter son intervention aux différents publics
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Technique d’accueil, de secrétariat (fonctionnement du standard, messagerie…)
- Avoir des compétences administratives (qualités rédactionnelles, compréhension des procédures administratives)
- Etablir la différence entre la demande et le besoin réel
- Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
- Avoir une bonne maîtrise de l’informatique et plus spécialement d’internet

Compétences d’organisation :
- Savoir être autonome, rigoureux et organisé
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Faire preuve de réactivité et de dynamisme
- Savoir analyser les demandes et synthétiser

Compétences relationnelles et sociales :
- Savoir travailler en équipe (relation avec l’ensemble des services), développer un partenariat
- Avoir le sens du relationnel avec les élus, les services, les entreprises et les personnes publiques associées
- Respecter les obligations de discrétions et de confidentialité
- Respecter le devoir de réserve
- Avoir le sens du service public

Compétences d’adaptation :
- Savoir s'adapter aux réglementations et évolutions juridiques
- Savoir s'adapter aux nouvelles technologies
- Savoir s’adapter au changement
- Avoir de l’intérêt pour les nouveaux usages numériques.

Formations et diplômes requis :
- Formation et/ou diplôme aux techniques d’accueil et de gestion administrative
- Permis B