ASSISTANT DE DIRECTION DGS ADJOINT (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Aujourd'hui, chaque territoire doit relever de nombreux défis, liés aux transitions écologiques et énergétiques mais aussi
numériques et démographiques permettant de répondre aux besoins des habitants et de leur proposer un cadre de vie de
qualité… C’est au cœur de ces enjeux que la Ville, son CCAS et la Communauté urbaine inscrivent leurs projets dans une
dynamique de développement et d’attractivité.
Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction auprès du Directeur Général des Services adjoint.

Missions / conditions d'exercice

Collaborateur(trice) de confiance du Directeur général des services adjoint, il(elle) assure la coordination des
échanges entre le DGS adjoint, les DGA et les directions, garantissant la fluidité de l'information et le bon
fonctionnement de la Direction générale. Véritable partenaire du Directeur général des services adjoint, il(elle)
assure un rôle clé dans l'organisation de son activité, la coordination des directions, le suivi des dossiers
stratégiques et la circulation de l'information. Il(elle) contribue au bon fonctionnement de la Direction générale en
garantissant une organisation efficace, une communication fluide et un appui administratif de qualité, dans un
environnement exigeant où discrétion, rigueur et sens du service public sont essentiels. Il (elle) travaille en binôme
avec l’assistante du Directeur Général des Services.
Organiser l'agenda, les réunions, les déplacements et assurer le suivi des priorités du DGS adjoint.
Préparer et suivre les dossiers présentés aux différentes instances, réaliser des notes, synthèses et
tableaux de bord.
Assurer l'interface entre le DGS adjoint, les directions et les partenaires internes afin de garantir la fluidité
des échanges.
Gérer l'accueil, les sollicitations téléphoniques et la messagerie de la Direction générale.
Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des actes administratifs, du courrier et des dossiers.
Participer au suivi budgétaire et comptable de la direction (engagements, bons de commande, factures).
Assurer le rôle de référent RH de la Direction générale (gestion des absences, entretiens annuels, suivi
administratif).
Participer à la continuité de service en assurant la suppléance du binôme ou de tout autre assistant de
DG/DGA lorsque cela est nécessaire.

Profils recherchés

Titulaire du cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux ou inscrit(e) sur liste d'aptitude, vous êtes titulaire d'une
formation supérieure de niveau Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative, administration
publique ou dans un domaine équivalent.
Vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste d'assistant(e) de direction, idéalement auprès d'une direction
générale, d'une direction stratégique ou d'élus, au sein d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public.
Une bonne connaissance de l'environnement territorial, de son organisation et de ses circuits décisionnels
constitue un atout essentiel.
Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, hiérarchiser les
priorités et faire preuve de réactivité dans un environnement exigeant. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat
de direction, les outils bureautiques ainsi que les règles de rédaction administrative, et êtes en capacité de produire
des documents fiables, clairs et de qualité.
Doté(e) d'excellentes qualités relationnelles, vous faites preuve d'écoute, de diplomatie et de discernement dans
vos échanges avec des interlocuteurs variés. Vous appréciez le travail en équipe, savez faire preuve d'autonomie
et êtes force de proposition pour améliorer l'organisation et les méthodes de travail.
Enfin, votre rigueur, votre sens du service public, votre discrétion professionnelle et votre respect absolu de la
confidentialité vous permettent d'exercer vos missions avec efficacité et d'instaurer une relation de confiance avec
les membres de la Direction générale.