ASSISTANT DU CHEF DE SERVICE

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La direction du cycle de l'eau travaille pour deux structures que sont la Communauté urbaine Caen la mer et le Syndicat Eau du bassin caennais. Elle gère donc les compétences assainissement, pluvial et gestion des milieux aquatiques sur les 48 communes de Caen la mer et la compétence production d'eau potable sur les 103 communes du syndicat Eau du bassin caennais dont 75 communes pour la compétence distribution.

Missions / conditions d'exercice

Pour le service Préservation de la ressource et GEMAPI :

• Accueil physique et téléphonique, transmission des informations,
• Gestion du temps du chef de service, organisation de l’agenda et réalisation de diverses tâches de secrétariat,
• Assistance administrative du service et suivi de dossiers spécifiques,
• Organisation de réunions et communication,
• Gestion du courrier entrant/sortant.

Pour le service administratif DCE :

• Assistance administrative du service : Gestion logistique et suivi de l’inventaire des fournitures avec préparation des commandes – Suivi comptable et financier des factures du service – Commandes diverses – Gestion des archives - Suivi de dossiers spécifiques – Participation à la promotion de la DCE – Participation occasionnellement à l’organisation de réunions/manifestations.

• Remplacement ponctuel de l’assistante de direction sur des tâches administratives ainsi que les assistantes des autres services (maladie, formation…).

• Missions administratives transversales pour l’ensemble de la direction sous la responsabilité du chef du service administratif, et selon un planning co-construit, accueil téléphonique et physique de la direction.

Pour les 2 services :

• Participation à la préparation et au suivi administratif des instances délibérantes du Syndicat Mixte de Lutte Contre les Inondations (SMLCI) et ponctuellement des autres instances (Syndicat Eau du bassin caennais, Commission cycle de l’eau).

Profils recherchés

Recruté(e) par voie statutaire (titulaire ou lauréat de concours), recrutement direct également possible, vous disposez d'une expérience professionnelle sur un poste similaire – Une connaissance du fonctionnement des instances délibérantes des collectivités serait un atout – Vous avez des notions en matière de comptabilité publiques - Vous maitrisez les techniques de secrétariat, les principes rédactionnels et les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire – Vous gérez aisément l’organisation de réunions ou commissions (réservation de salle, convocation, relances, quorum, gestion logistique, ordre du jour, compte-rendu) - Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de communication orale - Vous savez organiser et planifier en fonction des urgences et priorités - Vous utilisez sans problème les fonctionnalités des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook…) et disposez d'une capacité d'adaptation à de nouvelles applications métiers.

Votre réactivité, votre sérieux, vos méthodes de travail et votre dynamisme, vous permettent d'être polyvalent et d'apporter une aide ponctuelle ou de remplacer les assistantes des services de la DCE.

Vous savez travailler en équipe. Vous avez le sens de l'écoute, du dialogue.

CONDITIONS D'EXERCICE LIÉES AU POSTE

Poste à temps complet sur une base de 40 h 00 avec RTT - Participation régulière à des réunions – Une souplesse horaire peut vous être demandée selon les chantiers et les besoins du service - Astreinte d'exploitation de la direction du cycle de l'eau - Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité, notamment le port des équipements de protection individuelle - Véhicule de service mis à disposition sur le temps du travail.