ASSISTANT ADMINISTRATIF FINANCES COMMANDE PUBLIQUE - COORDINATEUR MOBILIERS (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Finances > Gestion et ingénierie financière

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la direction développement de la relation citoyenne et des moyens logistiques mutualisée pour la Communauté urbaine, la Ville de Caen et son CCAS et, sous l’autorité du chef du pôle, vous assurez le suivi budgétaire et comptable ainsi que la gestion des marchés et contrats du service.
Interlocuteur des directions et des prestataires, vous accompagnez les services dans le suivi des marchés. Vous coordonnez la commande et la gestion du mobilier de bureau ainsi que les mouvements de mobilier.

Missions / conditions d'exercice

Gestion des marchés et des commandes
- Contribuer à la rédaction des pièces de marchés et conventions et assurer leur suivi,
- Contrôler la qualité d’exécution des marchés et appliquer, si nécessaire, les pénalités prévues,
- Conseiller et accompagner les directions et les prestataires dans le respect de la réglementation,
- Superviser les commandes de fournitures de bureau et suivre les obligations réglementaires, tableaux de bord et
statistiques,
- Assister le responsable dans l’élaboration et le suivi des marchés et conventions.

Coordination de la gestion du mobilier
- Administrer le logiciel d’inventaire et assurer la cohérence entre commandes et inventaire,
- Piloter les livraisons et le suivi des commandes de mobilier (Ville et CU),
- Organiser les déménagements et mouvements de mobilier en lien avec les directions,
- Rédiger les actes administratifs liés aux dons ou à la valorisation du mobilier

Suivi budgétaire et comptable
- Assurer le suivi comptable du service et le contrôle de la consommation des crédits,
- Participer à la préparation budgétaire (3 budgets) et au suivi des dépenses,
- Suivre les marchés du service (gardiennage, fournitures, mobilier, contrats divers),
- Rédiger les bons de commande, engager les dépenses, contrôler et liquider les factures,
- Suppléer l'assistante de direction pour la partie comptable, et appui administratif concernant l’engagement et la
liquidation des factures,
- Suivre les règlements relatifs aux conventions des distributeurs en lien avec la direction des finances et de la
Trésorerie,
- Produire des tableaux de bord, statistiques et mémoires techniques de refacturation.

Gestion administrative
- Suppléer le chef de pôle sur le logiciel de gestion des temps,
- Rédiger les mémoires techniques de refacturations des affranchissements,
- Assurer la gestion de dispositifs administratifs spécifiques (stationnement, conventions, etc.),
- Suivre les dépenses d’affranchissement et alerter sur les variations,
- Effectuer une veille réglementaire sur les marchés et obligations associées

Profils recherchés

Vous êtes titulaire de l’un des grades du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux ou inscrit sur liste d’aptitude. De
formation Bac + 2 (BTS) dans le domaine de la logistique, vous disposez de solides connaissances en gestion administrative,
budgétaire et comptable, ainsi que d’une bonne maîtrise des procédures liées à la commande publique. Vous êtes à l’aise
avec les outils bureautiques et les outils de suivi, nécessaires au pilotage de l’activité et à l’élaboration de tableaux de bord.
Vous savez appliquer les procédures et mettre en oeuvre les consignes de la hiérarchie avec rigueur et fiabilité. Vous
maîtrisez l’organisation et le fonctionnement d’une collectivité territoriale, et êtes capable de rédiger des actes administratifs et des documents techniques. Votre capacité à anticiper les besoins et à organiser votre activité vous permet d’assurer un suivi efficace des dossiers et des marchés.
Reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et votre rigueur, vous travaillez avec méthode et précision. Vous faites preuve
de discrétion et respectez strictement le secret professionnel. Doté(e) d’un bon sens relationnel, vous savez dialoguer avec
différents interlocuteurs, faire preuve de perspicacité, d’efficacité et de diplomatie, et mobiliser vos capacités de négociation et de médiation dans vos échanges avec les services et les prestataires.