Responsable scolaritÉ - h/f

Description entreprise :

Yncréa Ouest est un Établissement d’Enseignement Supérieur Privé d’Intérêt Général (EESPIG) sous contrat avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

Yncréa Ouest gère l’école d’ingénieurs ISEN Yncréa Ouest, implantée sur les villes de Brest, Caen, Nantes, Rennes et Paris. L’école forme des élèves ingénieurs dans les technologies du numérique et notamment les systèmes numériques embarqués, la robotique, l’énergie, les objets connectés (IoT), l’intelligence artificielle, le big data, l’environnement, le développement durable, les technologies marines et la cybersécurité. Nous visons à offrir un environnement d'apprentissage de qualité et à préparer les étudiants aux défis de l'industrie.

Pour inciter à la mixité des candidatures sur tous les postes et surtout ceux à forte prédominance féminine ou masculine, l’Association rappelle qu’elle étudie avec la même attention les candidatures féminines et masculines.

Association handi-accueillante, nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Description du poste :

Le service de la scolarité joue un rôle central dans le parcours de l’étudiant, depuis son admission jusqu’à l’obtention de son diplôme.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons notre futur.e Responsable de la Scolarité pour notre campus de Caen.

Vous travaillerez sous la responsabilité du Directeur des Études de Caen , et en coordination avec vos homologues des autres campus, notamment la Référente Scolarité Ouest, dans une logique de cohérence et d’harmonisation des pratiques.

 

Votre mission :

Véritable pilote de proximité , vous coordonnez l’activité du service de la scolarité et de l’accueil du campus de Nantes, tout en restant acteur(trice) opérationnel(le) du fonctionnement quotidien.

Vous encadrez une équipe composée de 2 assistant·e·s scolarité et contribuez directement à la bonne marche du service.

 

Vos principales responsabilités :

1. Missions opérationnelles et qualité du service

• Saisir les données élèves et intervenants dans notre ERP de scolarité
• Planifier les enseignements et évaluations en conformité avec les maquettes pédagogiques
• Préparer les jurys de diplôme
• Participer aux temps forts de l’ISEN Ouest (Journées Portes Ouvertes, salons, événements institutionnels).
• Contrôler la conformité et la fiabilité des données dans les outils de gestion (notes, absences, parcours, diplomation).
• Produire, analyser et mettre à jour les tableaux de suivi et indicateurs de pilotage.
• Identifier les points d’amélioration dans les processus et proposer des solutions concrètes.

 

2. Animation et gestion quotidienne du service

• Encadrer, accompagner et soutenir votre équipe dans la réalisation de leurs missions (inscriptions, dossiers étudiants, examens, diplômes, accueil du public…).
• Effectuer le lancement annuel et superviser les tâches de planification assurées par le.s assistant.e.s de scolarité (Promo Prépas)
• Participer activement aux tâches administratives du service pour garantir la continuité et la qualité du suivi étudiant.
• Organiser la répartition des activités et ajuster les priorités selon le calendrier académique.
• Être le point de référence pour les équipes pédagogiques et administratives sur les sujets liés à la scolarité.
• Contribuer à un bon climat de travail, basé sur la coopération et la fiabilité.

 

3. Interface et coordination

• Assurer le lien entre la direction du site, les équipes pédagogiques, les services centraux et la scolarité Ouest.
• Gérer les relations avec les interlocuteurs externes : étudiants, familles, prestataires, fournisseurs.
• Être le relais d’information auprès de votre équipe et garantir une communication fluide entre les différents acteurs du campus.

 

4. Contribution aux projets et outils

• Participer à la mise en œuvre et à l’évolution du système d’information scolarité (tests, paramétrages, formations utilisateurs).
• Accompagner le déploiement des nouvelles procédures ou outils décidés à l’échelle de l’ISEN Ouest.
• Être force de proposition pour simplifier les processus, améliorer les outils et fiabiliser les données.

 

5. Appui à la Référente Scolarité Ouest

• Contribuer à la coordination multisite et au partage de bonnes pratiques entre campus.
• Collaborer à la mise en œuvre des processus Admissions et à leur déclinaison sur les différents campus.

Profil recherché :

Profil recherché

• Vous êtes issu(e) d’une formation Bac+3 à Bac+5 (administration, gestion, management…).
• Vous disposez d’au moins 5 ans d’expérience en tant que Responsable administratif, Responsable scolarité ou sur une fonction similaire.
• Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office.
• Vous avez une appétence pour les outils métiers (notamment AURION) et un intérêt pour leur paramétrage et leur appropriation fonctionnelle.
• Une connaissance du secteur de l’enseignement supérieur, et en particulier des écoles d’ingénieurs, serait un atout.

Compétences et qualités personnelles

Il s’agit d’un poste à forte dimension opérationnelle, nécessitant une implication sur le terrain et une capacité à coordonner efficacement les activités administratives et organisationnelles.

• Leadership et management d’équipe : capacité à fédérer, à mobiliser et à accompagner vos collaborateurs dans leurs missions.
• Excellente organisation : aptitude à planifier, prioriser et structurer les activités dans un environnement à forts enjeux calendaires.
• Qualités relationnelles et de communication : à l’aise dans les échanges avec des publics variés (étudiants, enseignants, familles, prestataires).
• Esprit pragmatique et réactif : savoir gérer les urgences, trouver des solutions concrètes face aux imprévus et décider avec discernement.
• Rigueur et sens du service : souci du détail, de la qualité et du respect des procédures.
• Esprit d’analyse et de résolution de problèmes : capacité à identifier rapidement des solutions opérationnelles.
• Adaptabilité et ouverture au changement : à l’aise dans un contexte évolutif et collaboratif.
• Maîtrise des outils numériques : aisance avec les logiciels bureautiques et appétence pour les systèmes d’information liés à la scolarité.